Trang chủ / Tin học văn phòng / Thủ thuật Excel / Định dạng dữ liệu trong Microsoft excel

Định dạng dữ liệu trong Microsoft excel

Trong Microsoft excel để định dạng dữ liệu ta có thể sử dụng thanh công cụ Ribbon hoặc sử dụng hộp thoại Format Cells. 

Sử dụng thanh công cụ Ribbon

Để định dạng dữ liệu cho Sheet bằng thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm tới Tab Home, gồm các nhóm lệnh như Clipboard, Font, Alignment và Number.

– Clipboard: Đã trình bày các phần trước, bao gồm các lệnh cắt dán dữ liệu.

– Font: Bao gồm các lệnh định dạng Font chữ cho nội dung các Cell, để thực bạn chọn Cell hoặc nhóm Cell cần định dạng Font chữ, sau đó có thể thao tác với các lệnh sau đây:

 Font: Chọn kiểu font chữ cho nội dung Cell bằng cách nhấp chọn mũi tên bên phải của biểu tượng này. Danh sách xuất hiện bạn chọn tới Font chữ cần thiết lập.

 Font Size: Chọn cỡ chữ cho nội dung Cell bằng cách nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này. Danh sách xuất hiện nhấp chọn cỡ chữ cần thiết lập.

 Increase font size: Tăng Font chữ lên một đơn vị.

 Decrease font size: Giảm Font chữ đi một đơn vị.

 Bold: Thiết lập chữ đậm

 Italic: Thiết lập chữ nghiêng.

 Underline: Thiết lập chữ gạch chân

 Borders: Để vẽ đường viền cho bảng tính bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này. Một danh sách kiểu Border xuất hiện như hình dưới đây:

Nếu để ý bạn sẽ thấy ở mỗi kiểu Border đều có hình ảnh mô tả, ví như kẻ mình bên trái, mình bên phải, hay khung ngoài cùng hoặc toàn bộ vùng chọn,… Tùy từng trường hợp cụ thể bạn nhấp chọn mẫu phù hợp, nếu vẫn chưa hài lòng với danh sách này bạn có thể nhấp chọn mục More borders. Hộp thoại Format Cells xuất hiện và trỏ tới Tab Border trong cửa sổ này bạn có thể tùy chỉnh cách kẻ khung cho bảng tính ngoài ra bạn còn có thể thay đổi mầu cho các đường kẻ.

 Fill color: Thiết lập mầu mềm cho nhóm Cell hiện thời, để thực hiện bạn nhấp chọn biểu tượng này để thiết lập mầu như mô tả hoặc nhấp mũi tên bên phải của biểu tượng. Hộp mầu xuất hiện bạn chọn nhấp chọn mầu cần thiết lập.

Font color: Thiết lập mầu chữ cho nội dung nhóm Cell hiện thời, cách làm tương tự như phần trên.

– Alignment: Căn chỉnh nội dung trong các Cell

 Top Align: Căn nội dung bắt đầu từ định của Cell

 Middle Align: Căn nội dung vào giữa Cell (tính theo chiều dọc)

 Bottom Align: Căn nội dung dưới đáy của Cell

 Orientation: Xoay chiều nội dung trong Cell

Nhấp chọn biểu tượng này một danh sách xuất hiện bạn có thể xoay chiều cho nội dung theo những hình ảnh mô tả của từng lệnh.

 Wrap text: Chọn lệnh này nội dung của Cell sẽ tự tràn khi vượt quá độ rộng của Cell.

 Align Text Left: Căn nội dung theo lề trái của Cell.

 Align Text Center: Căn nội dung vào giữa Cell (theo chiều ngang)

 Align Text Right: Căn nội dung theo lề phải của Cell

 Decrease Indent: Giảm độ rộng của lề cho nội dung trong Cell

 Increase Indent: Tăng độ rộng của lề cho nội dung trong Cell

 Merge: Gộp các ô lại với nhau, nhấp chọn biểu tượng này bạn sẽ có 4 lựa chọn gộp Cell như hình dưới đây:

– Number: Sử dụng nhóm lệnh này để định dạng dữ liệu dạng số

 Number Format: Kiểu định dạng, bạn nhấp chọn biểu tượng này một danh sách các kiểu định dạng sẽ xuất hiện như hình mới tại đâybạn có thể chọn tới một kiểu định dạng bất kỳ như kiểu tiền tệ, kiểu phần trăm, hay kiểu số thông thường,…

 Accounting number format: Định dạng dữ liệu số kiểu dữ liệu kế toán, để thực hiện bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, một danh sách liệt kê xuất hiện màn hình mới tại đây nếu không ưng ý với những mẫu có sẵn bạn có thể nhấp chọn mục More Accouting Formats…

Trong hộp thoại Format Cells bạn có thể có thêm lựa chọn về kiểu định dạng Accouting.

 Percen style: Nhấp chọn biểu tượng này để định dạng dữ liệu kiểu phần trăm.

 Comma Style: Luôn định dạng số dở dạng số thực với hai số sau dấy phẩy.

 Indcrease decimal: Tăng số chữ số sau dấy phẩy.

Decrease decimal: Giảm số chữ số sau dấy phẩy.

Sử dụng hộp thoại Format Cells

Chọn ô hoặc nhóm ô cần định dạng, nhấp chuột phải chọn Format Cells… Hộp thoại Format Cells xuất hiện màn hình mới:

– Trong Tab Number cho phép bạn định dạng kiểu hiển thị dữ liệu. Tương ứng với kiểu dữ liệu mà bạn chọn trong danh sách Category, các thuộc tính sẽ xuất hiện ở phần chính của màn hình. Các thuộc tính này thay đổi tùy thuộc vào kiểu định dạng mà bạn đã chọn.

– Tab Alignment: Chứa các lệnh căn lề cho nội dung trong Cell.

+ Horizontal: Lựa chọn vị trí của nội dung trong Cell theo chiều ngang, có thể là căn trái, căn phải, ở giữa hay dàn đều,….

+ Vertical: Lựa chọn vị trí của nội dung trong Cell theo chiều dọc, có thể là trên đỉnh, dưới đáy, hay ở giữa.

+ Indent: Bạn nhấp vào khoảng cách lề cho nội dung trong Cell

+ Wrap text: Tích chọn mục này nếu nội dung vượt quá độ rộng của Cell sẽ được đẩy xuống dòng dưới.

+ Merger Cells: Tích chọn mục này nếu muốn gộp các Cell lại với nhau.

+ Orientation: Xoay nội dung trong Cell bằng cách nhập giá trị vào ô Degrees.

– Tab Font: Thiết lập Font chữ cho nội dung các Cell.

+ Font: Danh sách các Font có trong hệ thống máy tính

+ Font style: Kiểu Font có thể là nghiêng, đậm hoặc bình thường.

+ Size: Cỡ chữ

+ Underline: Chọn kiểu chữ gạch chân.

+ Color: Mầu chữ

+ Effects: Tích chọn các mục này để tạo các hiệu ứng cho chữ.

– Border: Kẻ khung cho bảng tính

+ Style: Chọn kiểu đường kẻ khung cho bảng tính

+ Color: Chọn mầu cho đường kẻ.

+ Presets: Có 3 lựa chọn là không kẻ khung, kẻ viền ngoài cùng và kẻ tất cả các đường chi tiết.

+ Border: Các tùy chọn khác về kẻ khung, ví dụ chỉ kẻ nét trên, dưới hoặc chéo,…

– Fill: Thiết lập mầu nền cho Cell

+ Background Color: Chọn mầu nền cho Cell

+ Pattern Color: Mầu mẫu

+ Pattern Style: Kiểu của mẫu

– Protection: Khóa hoặc ẩn các Cell

Check Also

Các thành phần và các thao tác cơ bản

Trong Excel có rất nhiều tính năng hay mà không phải ai cũng biết hết. …